“Zarlar atıldı.”
Sezar bu cümleyi Rubicon Nehri’ni geçerken söylemişti. Bu söz, artık geri dönüşün olmadığı bir karar anını simgeler. Proje yazımı da çoğu zaman böyle bir andan başlar. Heyecanla başlanan, vizyonu olan bir fikir hayata geçirilmeye karar verildiğinde Rubicon çoktan geçilmiştir. Ancak nehir geçildi diye iş bitmez; asıl mücadele, karşı kıyıya ayak bastığınızda başlar.
Proje üretmek yalnızca fikir geliştirmek ya da iyi bir plan yazmakla sınırlı değildir. Gerçek anlamda etkili ve sürdürülebilir bir proje; beklenmeyen durumlara karşı esnekliği olan, zaman baskısına dayanabilen, ekip içi uyumu gözeten ve motivasyonu canlı tutabilen bir yapı ister. Özellikle gönüllülük temelli projelerde bu unsurlar, yalnızca sürecin değil insanın da dayanıklılığını belirler. Bu yazıda, proje yazma ve uygulama süreçlerinde sıklıkla göz ardı edilen ama hayati önemde olan üç unsur üzerine eğileceğiz: Esneme payı, ekip sürdürülebilirliği ve içsel motivasyonun korunması.
Planlar neden nefes almalı?
Projelerin sağlıklı ilerleyebilmesi için planlarda esneklik bırakmak çoğu zaman başarıyla başarısızlık arasındaki ince çizgiyi belirler. Özellikle hibe projelerinde bütçe oluşturulurken her kalemin milimetrik şekilde planlanması sahada ciddi zorluklara yol açabilir. Fiyat değişimleri, ulaşım sorunları, tedarikte yaşanan gecikmeler veya teknik aksaklıklar—tüm bunlar projeye zarar vermemeli. Bu noktada küçük bir esneme payı, projenin istikrarını koruyan büyük bir sigorta işlevi görür. Esnekliğin olmadığı planlarda, ekip içi gerginlikler ve motivasyon kaybı kaçınılmaz hale gelir. Bu yüzden bütçe ve zaman çizelgesi oluştururken “gerçek dışı mükemmeliyetçilik” yerine “uyarlanabilir yeterlilik” ilkesini benimsemek gerekir. Planlarda esneme payı açmak yalnızca süreçsel değil, aynı zamanda insan kaynağını koruma açısından da kritiktir. Peki bu ekip yapısı nasıl sürdürülebilir olur?
Ekip Devamlılığını Nasıl Sağlarız?
Projelerin yalnızca teknik süresi değil, bu süre boyunca ekip üyelerinin sürdürülebilir bir şekilde katkı sunup sunamayacakları da en az plan kadar önemlidir. Katılımcıların farklı yaşam döngülerinden geçtiği gönüllü projelerde, zaman zaman iş yükü artabilir, motivasyon dalgalanabilir ya da kişisel nedenlerle ayrılmalar yaşanabilir. Bu nedenle görev dağılımı yapılırken, rollerde bir kişinin eksilmesi durumunda bile işleyişin sekteye uğramayacağı şekilde tasarlanması gerekir. Alternatif planlar, yedekli sorumluluk alanları ve açıklıkla tanımlanmış iletişim mekanizmaları, tek bir değişikliğin tüm yapıyı etkilemesini önler. Bu yapı, yalnızca kriz anlarında değil, günlük işleyişte de dayanıklılığı artırır.Sağlam bir ekip yapısı kadar önemli olan bir başka unsur da, süreci ayakta tutan motivasyonun nasıl sürdürüleceğidir.
Motivasyonun Arkasındaki Sessiz Güç: Öz Belirlenim
İçten gelen istekle yapılan çalışmalar, projenin ruhunu canlı tutar. Ancak bu içsel gücün ilk adımlardaki heyecanla sınırlı kalmaması için onu besleyecek bir ortam gerekir. Bu noktada Öz Belirlenim Kuramı (Deci & Ryan, 1985) bize güçlü bir çerçeve sunar. Kurama göre bireylerin içsel motivasyonlarını sürdürebilmeleri için üç temel psikolojik ihtiyaçlarının karşılanması gerekir:
• Özerklik (Autonomy): Bireyin kendi kararlarını verebilmesi, süreçte söz sahibi olması ve katkısını özgürce sunabilmesi. Gönüllüler sadece görev verilen değil, katkı sunan ve yön veren bireyler olarak görülmeli.
• Yeterlik (Competence): Bireyin yaptığı işte etkili ve başarılı hissetmesi. Geri bildirim verilmesi, başarıların görünür kılınması ve kişisel gelişim alanları bu hissi destekler.
• İlişkisel Bağ (Relatedness): Bireyin ekip içinde kendini değerli ve ait hissetmesi. Açık iletişim, ortak hedefler ve sosyal bağlar bu ihtiyacı karşılar.
Bu üç ihtiyacın karşılandığı bir proje ortamı, yalnızca çıktı üretmez, aynı zamanda o çıktının arkasındaki bireylerin gelişimini de destekler. Böyle bir yapı, yalnızca mevcut süreci değil, gelecekteki projelerin tohumlarını da taşır.
Rubicon’un Ötesi’nde Ne Var?
Her proje, küçük bir “Rubicon geçişi” ile başlar. Zarlar atılır, planlar yapılır, yola çıkılır. Ama kalıcı ve etkili işler, yalnızca bu karar anlarının değil, sürecin içinde gösterilen esneklik, dayanıklılık ve insani motivasyon sayesinde ortaya çıkar.
Projeleri yalnızca bir sonuç ya da çıktı listesi olarak değil, bir yolculuk olarak görmek; bu yolculuğun her durağında ekibin psikolojik ihtiyaçlarını ve sürecin gerçekliğini gözetmek, projenin ruhunu ayakta tutar.
Kaynakça
Deci, E. L., & Ryan, R. M. (1985). Intrinsic Motivation and Self-Determination in Human Behavior. New York: Plenum Press.
Yazar: BÜŞRA HUBUP
Bir yanıt yazın